Из-за пандемии новой коронавирусной инфекции (Covid-19) в 2020 году в России введен режим самоизоляции, и многие организации перевели работников на дистанционный режим работы, который выявил как плюсы, так и минусы существующих информационных систем. Это коснулось и системы электронного документооборота (СЭД), которая доказала свою эффективность на предприятиях атомной отрасли и в полной мере позволила решать текущие задачи даже удаленно.
Система с человеческим лицом
– Работая в атомной отрасли уже 25 лет, – рассказывает заместитель генерального директора – директор по экономике и финансам АО «Концерн Росэнергоатом» Сергей Мигалин, – хочу отметить, что внутри каждой компании всегда был свой локальный документооборот, но сводился он лишь к регистрации входящей и исходящей корреспонденции. И в большинстве случаев работать с этой системой как с архивом документов было невозможно. С внедрением же единой отраслевой системы документооборота (ЕОСДО) появился целый ряд дополнительных удобств, а именно:функция быстрого поиска документов по разным реквизитам; система электронного документооборота стала системой управления поручениями, появилась возможность развернуто специализировать свои резолюции; реализованы сценарии электронного архива (в том числе и архива технической документации).
За последние несколько лет открылось много проектов, которые реализуются не одной компанией, а сразу несколькими, это так называемый кросс-дивизиональный сценарий. В нем участвуют разные дивизионы отрасли, компании Госкорпорации «Росатом», проектные группы, дочерние и зависимые организации и филиалы. Зачастую для решения профессиональных задач требуется участие специалистов сразу из нескольких организаций и отправка им одного и того же пакета документов в кратчайшие сроки. С внедрением ЕОСДО это стало возможно и удобно.
ЕОСДО из системы контроля поручений превратилась в платформу коммуникаций, что, безусловно, экономит время. В условиях удаленной работы очевидным преимуществом ЕОСДО стала система отчетов подчиненных: где бы они ни находились, на любой площадке, все работают как слаженный механизм (обмен мнениями и отчетами возможен электронно с любой точки сети Госкорпорации «Росатом»). Это кардинальные плюсы, которые привнесла ЕОСДО.
В настоящий момент прорабатываются технические аспекты доступа к ЕОСДО, чтобы использовать ее в формате удаленных рабочих мест. Это означает, что маленькой компании не нужно полностью устанавливать у себя ЕОСДО, покупать дополнительные лицензии, а можно воспользоваться форматом удаленного рабочего стола АО «Концерн Росэнергоатом», что очень удобно и экономично».
Уход от бумаги и перевод документооборота в цифровое пространство, по словам Сергея Мигалина , это не миф, а реальность, точнее сказать – насущная необходимость: «От бумаги надо отказываться, к этому выводу привела сложная эпидемиологическая обстановка. Бумага стала «слабым звеном», тем, что нас тянет назад.
Сокращаем затраты
По мнению заместителя директора по экономике и финансам филиала по реализации капитальных проектов АО «Концерн Росэнергоатом» Людмилы Исаевой, важным моментом в использовании ЕОСДО как в обычных условиях жизни, так и в сложной ситуации является сокращение времени и трудозатрат на своевременную доставку и получение документов с возможностью контролировать процесс, а также эффективный формат взаимодействия с контрагентом. Уход от бумаги и перевод документооборота в цифровое пространство повышает эффективность организации и качества жизни людей, начиная от руководителей высшего звена и заканчивая рядовыми сотрудниками, и позволяет работать с интересными профессиональными задачами, качественно исполнять обязательства перед заказчиком. А главное – дает возможность быстро адаптироваться в меняющейся ситуации и работать в единой команде.
Удаленка. Семь верст не околица
«Удаленные» условия жизни и работы позволяют своевременно исполнять поручения и не стоять на месте. По словам заместителя генерального директора по управлению персоналом и организационному развитию АО «Атомэнергоремонт» Дмитрия Соловьева, в виде ЕОСДО – с общим информационным порталом, удобным интерфейсом и качественной комплектностью – мы имеем уникальное «окно возможностей», которое позволяет быстро и на высоком уровне принимать управленческие решения. Это единый источник, откуда можно черпать всю информацию о документах, система с общими правилами работы (поручения, контроль, связанные документы, приложения, отчеты, быстрый поиск).
Работа в единой информационной среде ЕОСДО прививает навыки эффективной командной работы и стимулирует к получению результата. Поэтому в эпоху цифровизации бизнес-процессов рекомендую организациям, еще не присоединившимся к системе, подключаться к единой отраслевой системе документооборота для работы в едином информационном поле, оперативного обмена сообщениями, файлами и контроля исполнительской дисциплины.
Электронный документооборот постепенно проникает во все сферы бизнеса. В рамках реализации программы «Цифровая экономика» перевод бумажных документов в электронный вид и использование электронной подписи – это рекомендуемый государством стандарт.
Без бумажки мы… счастливы
О плюсах от организации работы с документами через ЕОСДО рассказала заместитель генерального директора – директор по стратегии, тарифам и инвестициям Концерна «Росэнергоатом» Алла Архангельская: «Это быстрота и доступность (обеспечение сохранности и доступность документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению); это возможность самостоятельно оценить важность документа и увидеть круг лиц, задействованных в решении поставленной задачи. Процесс освоения СЭД не вызвал сложностей, это был самостоятельный метод погружения в систему на практике, интерфейс очень удобен для использования, функционал соответствует моим задачам и потребностям как топ-менеджера. В целом система отлажена, разумна и доступна».
Отказ от бумажных носителей – это отличная возможность сэкономить и помочь защитить окружающую среду. Электронный документооборот – забота об экологии; экономия бумаги – охрана окружающей среды и снижение расходов на документооборот.
Помимо затрат на саму бумагу, основной издержкой являются колоссальные временные ресурсы, которые расходуют работники на обработку печатных документов. Цикл, который проходит документ на бумажном носителе от одного работника к другому (согласование, замечания, доработка, подписание), может повторяться многократно. Используя ЕОСДО, можно сократить временные и логистические издержки: документ, запущенный в работу, будет полностью подготовлен без единой бумажной копии.
Объем ежедневно создаваемых данных делает вопросы безопасности и права доступа к ним первоочередными. Обеспечение защитных мер – это очень серьезный и сложный вопрос, который требует дополнительных проработок в части безопасности.
Использование электронного документооборота – это явное конкурентное преимущество нашей современной, динамичной компании, которое позволяет ускорить процессы, сделать их прозрачнее и тем самым повысить эффективность управления.
Внедрение электронного документооборота – радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. Это один из наиболее активно развивающихся сегментов ИT-индустрии. Основным пользователем программ является госсектор, а интерес к ним государства обеспечивает устойчивость всего рынка.
Алексей Комольцев для журнала РЭА
